我的日记2007年8月7日—采购业务中的质量管理

近日，给客户配送货物，公司缺档的几个品种，在上海同行中买进来，可货到客户那里出现了质量投诉。

一起中板宽度大小头，本来应该是2米的宽度，但有几张板宽度一头1.96米，一头是2.05米；还有一起是角钢50×4，过磅与理算的误差竟达9.0%。两家客户都在外地，都影响到货款的结算，更影响到公司的信誉。如果是自己公司的自有库存，还好办一点，直接与钢厂反馈，求得钢厂的解决。都是临时向别的公司购买的。便把两起质量异议交由资源部负责处理，与上家去交涉。

中板竟然是倒过三家公司到我们公司手里，处理起来很是麻烦，一家接一家的传递投诉意见，紧盯忙追，过两天才把质量异议的报告反映到钢厂。还好这家钢厂与我们公司关系很熟，可以直接联系，催着赶快到场查看。角钢的质量问题是下公差过大，上家也知理亏，经商讨上家让出一个点，我们公司也承担了一个点，取得了客户的谅解，把账结好了。

下午，与资源部商量这些社会资源采购中出现的问题，如何从公司管理制度着手来规范运作，杜绝和防范出现类似的风险，以免影响公司的声誉。

我讲了自己的意见。首先，一定要健全采购合同的签订和审核制度，从法律层面为公司保留质量问题的追溯权。其次，是质量说明书的核对和保管建档管理。后者公司一直比较重视，平时只要是公司自己直接进货的，都会与进货卡号一起装订归档，现在就是五年前的质量说明书还是保管的很好，一年归一年的，按照钢厂和品名规格分类存放，随时调阅。第三个措施是每发生一起质量问题，都应该建立质量异议处理案例档案，在公司内部网上刊载，让业务人员知道事情的前因后果，做到事先心中有数，防止类似的问题再次发生。本着ISO质量体系的管理原则——纠正错误，防止再发，不断改进。

因担心业务人员起草采购合同的能力不同，出现因考虑不周，产生合同条款的纰漏，因此责成办公室负责起草标准化的采购合同，再交由业务人员传阅提出意见。待定稿好再行上传到公司客户关系管理系统（CRM），随时调阅起草，直接生成电子版本的采购合同，建立在相关客户的名下。争取做到一份采购合同5分钟就能够完成。财务部凭已经审核后的采购合同再行出具支付凭证。使操作流程规范有序，监督有效。

这件事，应该在两天内完成。